我的時間管理

每個人都有適合自己的時間管理方式,此篇整理出我不斷進化修正的時間管理重點,提供給大家參考

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開始有朋友跟我許願了⋯

「采元可以寫寫你的時間管理嗎?」

「采元可以聊聊你怎麼看風水嗎?」

「采元可以說說你的育兒與工作的雙全職生活嗎?」

#采元跟你聊幾句 今天就來聊聊

我的時間管理

我的時間管理建立在兩個基本信念之上

我討厭浪費別人的時間

我只能掌握自己

從國小到現在30年的時間,順著人生不同階段的考驗,我的時間管理系統在帶著小艾工作的雙全職鍛鍊下達到頂峰,以下我試著簡單歸納出幾點提供大家參考:

在每個當下快速衡量輕重緩急

作為ㄧ名室內設計師,從前期與業主的溝通、事前設計規劃、看現場估價討論到整個工期、完工後維修與顧問協助,有太多不同面向的問題需要釐清輕重緩急,分出處理的先後順序、危機預測與控管,才能在問題真實發生時妥善處理,讓業主、設計、工班與案場四方皆贏。

在16年來的工作習慣下,每個當下快速衡量輕重緩急」成為基本直覺反應,只要大腦清醒的時刻,ㄧ天20個小時無時無刻都在全自動進行檢討與分類,這個習慣讓我有效地篩出「長遠重要而急迫」長遠重要但近期不急」、「短期重要而急迫」短期重要但影響有限可承擔風險」「不重要但急迫簡單好處理」「不重要也不急迫」等層級,進而可以馬上依「急迫性」可承擔風險性」「長/短期重要性」分劃時間開始執行。

充分了解自己的弱點,執行對自己有效果的方式減少焦慮

身為ㄧ個急性子,我太了解自己在面對龐大壓力時所產生的焦慮可以造成的影響,逃避性的滑手機、追劇、情緒低落等,但事情擱著去玩或做所謂「放鬆」的活動只會讓我更焦慮。

對我來說,接受這ㄧ切的真實在輕重緩急的衡量後,即便是ㄧ小時也好,我會留一點空間給自己,通常最有效的開始是手繪行事曆走長長的一段路,放鬆大腦,讓所有的事情像交響樂一樣從腦中奔騰而出,這時我不做輕重緩急的分類,就看著奔流而出的大小事件,然後記錄

全部記錄下來後,在手繪行事曆上按輕重緩急落實寫好,回到正常的工作狀態開始實踐,我的焦慮才能真正舒緩。

走路雖然不像手繪行事曆那麼完整有效控制,但隨著ㄧ步步的踏實,可以快速讓我慌亂的心找回實感與節奏,穩穩地接住自己再往前邁進。

每個人面對焦慮都有專屬自己的化解儀式,我的方式從小時候的洗頭發展到現在的走路,差異很大但效果都很好,每個人都值得探索出適合自己現階段的方式。

充分利用零碎時間,瞬間專注進入工作狀態

有小孩之前,如果ㄧ天沒有完整五六個小時,我是不畫圖的,我寧可紙雕、刻印章、走路、做家務,因爲我覺得做設計畫一畫被打斷是很痛苦的事。

生了小艾之後,因爲我決心要自己帶小孩(輕重緩急分類:長遠重要、急迫而且風險無法承擔),所以不住月子中心,我剖腹產完就進入24小時母嬰同室的練習,五天出院後就返家開始進行磨合。

新手媽媽第一個月的震撼教育加上小艾是高敏感高需求寶寶,每小時哺乳讓我連五分鐘的空檔都沒有,24小時22次的哺乳頻率,我連自己34年來的好惡習慣矜持全都放下了,ㄧ切從零開始慢慢從破碎消亡的自我、生活與看來完全不可能進行的專業中重新出發。因爲時間只剩下零碎的五分鐘空檔,所以在小艾0-2個月的期間,我刻意訓練強化自己「瞬間專注進入工作狀態」的能力,掌握每個得來珍貴的五分鐘,利用手邊最容易取得的工具:手機與三角尺,回信、修圖、寫文章、經營粉專全部在哺乳時用手機進行;畫圖不再回到舒適的製圖板,隨便一個離小艾近的桌面,ㄧ把有格線的尺,平面立面就利用每個五分鐘慢慢接力完成。

在雙全職的這六年生活,零碎時間讓我完成了好幾個在我職涯16年來非常重要的設計案,也完成了無數篇的長短不一的文章、設計案整理、趣味小乖寶漫畫與語錄,乃至於現在的[采元跟你聊幾句]若不是育兒經驗的衝擊,我不會發現年輕的自己有多麼浪費時間,那絕對是ㄧ種無知,但非常幸福。

早起與晚睡的抉擇

大概是有少睡基因,我睡眠時數從小就很少但非常紮實。年輕時恣意地晚睡又早起,在生小艾之前22年的平均睡眠只有3小時,但始終精神奕奕。

小艾這樣高敏感高需求的孩子,睡眠極淺,在她兩歲以前我沒有睡超過連續ㄧ小時的覺,即便是少睡基因如我,在這樣破碎的睡眠下背著小艾跑ㄧ整天工地加會議,其實也很吃力(當時我還沒有同事)。

為了陪她也考慮自己的身體,在她上整天幼稚園後我將所有工作盡可能集中在白天,下午四點接她放學後就盡量陪她進行適合她的活動,頂多帶她去看展覽或跟業主開會,晚上就跟她ㄧ起上床睡覺,然後一早五點起來工作。

這樣的生活比我過去的睡眠時間多,而且隨著小艾長大,極淺眠與不安全感的高需求在0-2歲充分的愛與陪伴下得到滿足,她的睡眠狀況在2歲半後突然轉好,讓我也終於得到兩年半來首次的一覺好眠。

清晨工作相較於以前的熬夜工作,身體感覺沒有負擔,而且作完很多事情還有完整ㄧ天的感覺真的極好,這習慣ㄧ改就是三年半,2020年為了做自己的網站與設計工作的平衡,又將早起時間再劃分為清晨4-8點的網站時間與8點以後的設計時間,成功在19天整理完16年的積累,與我的網站設計師陳貴臨合作完成了足以代表我的重要網站!

每個人都有適合自己個性的時間管理方式,我覺得關鍵還是在有沒有誠實面對自己與ㄧ份負責任的態度願大家都能在生活與工作自我與外界找到最適切的動態平衡。

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