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「加個Line好嗎？」
我自己整理出一套選擇邏輯與原則，實際執行成效良好科技進步，通訊軟體越來越多，方便之餘，伴隨而來的是案件在溝通過程中資訊管理與統整的困難。特別像line或Facebook messenger，往往一整個討論串快速累積下來，很容易發生漏看或者是錯接、誤解等狀況，事後若需要找出當時討論的內容，也很難全面。
從剛開始執業時只有見面、電話與email的溝通方式，到近十年來的各種即時通訊軟體，我自己整理出一套選擇邏輯與原則，實際執行成效良好，跟大家分享。
初步接觸階段
由於沒有開放電話資訊，因此陌生客戶詢問信件主要來源只有網站email與粉專訊息，我會先以「是否能等待？」及「是否了解我的設計？」兩問題作為第一關篩選。
需求會議階段
若有基本理解、也能接受等待的客戶，便會全部彙集以email進行溝通，寄送工作室需求單或進行其他問題釐清。直到實體需求會議前，都不會提供電話或line的服務。
因為我的需求會議希望了解每個使用者很私密的生活習慣與性格傾向，除非疫情嚴重只能線上進行，不然我都會爭取實體會議，並且希望全家出席。在會議中針對每個提問，觀察家庭成員的互動、小動作、眼神交流，適時深入問題或甚至做適當地制止，讓不習慣發聲的家務擔當者充分表達想法，實際碰面會談非常必要。
平面草案階段
基本上所有圖面會議，我都偏好實體見面討論。語言能溝通的事情其實很少，許多真實的感受是反映在眼神與肢體動作上，只有面對面討論時，才能觀察到細微的小動作與氛圍的轉變，及時補充說明或提供面對改變時，業主內心需要的保留空間。
我選擇以平面草案階段作為磨合觀察期，利用每一次討論觀察了解彼此的價值觀、溝通模式是否相合？信任關係是否能夠建立？原則上選定平面後，確認正式合作關係，我才會與業主成立line群組。
確認平面之前所有的資料都以email寄送，日後查找方便又單純。
合作階段
簽約後進入正式合作關係，從立面設計、施工圖討論到開工後工程進度與問題討論，依照輕重緩急程度不同決定通訊方式：
• 必要的實體見面
立面圖會議、插座開關等施工圖相關內容確認會議、工地發現重大意外狀況的現場會勘、工地現場看磁磚大樣、油漆跳色的現場會勘討論、廚具、設備、建材、傢俱等挑選行程等。
∗實體會議結束後，將當天討論的內容整理到line群組記事本。
• 即時電話通訊
緊急而重要的工地狀況會在初步掌握現場問題後，原則上在1小時內，第一時間聯絡業主溝通問題與可能解決的方案。並且在最短時間取得完整解法與報價後，將工地狀況完整紀錄在line群組記事本中，後續針對該事件的討論也在記事本下的留言進行，日後查找方便又全面。
• Line群組的使用邏輯
1.相簿：單純紀錄工地工作進度，每個工班原則上1-2個相簿，按工作進度逐日更新，相簿名稱上註明工班與總施工工期，如［20220721-0915泥作砌磚粉光與地面回填］ ［20220905-0914貼磁磚］
2.記事本：請款紀錄、所有重要、有爭議的工地或設計問題都會成立記事本，相關的討論或後續結論以更新內文或記事本留言方式紀錄，日後查找方便又清楚。如［鄰戶廚房排水滲水問題與修補］、［主臥外推天花漏水事件］、［拆除天花後發現小樑結構異常］
3.line群組內的即時通訊：比較是一些尋常討論，若在討論中意外勾出重要事項，一樣會獨立成立記事本紀錄。
目前唯一必須努力加強的是資料備份，Line的記事本與相簿還沒有比較方便有效率的備份方式，需有良好的記錄習慣輔助。
每種溝通方式都有他的優勢，只要能理清自己工作模式的習慣，善加利用，就可以將實體見面、電話溝通、即時通訊的優點發揮到極致。
